Mua sắm thiết bị y tế cho bệnh viện cần lưu ý những gì

Mua sắm thiết bị y tế cho bệnh viện có năm nhóm lưu ý chuyên môn: mô tả kỹ thuật phải trung lập và không chỉ đích danh một model, hồ sơ pháp lý phải đầy đủ theo khung quản lý hiện hành, điều khoản bảo hành và vật tư thay thế phải cụ thể, cam kết hỗ trợ kỹ thuật phải đo được, và đào tạo vận hành phải nằm trong hợp đồng. Bài này bàn về phần chuyên môn kỹ thuật; các nội dung về trình tự thủ tục mua sắm cần tham vấn bộ phận pháp chế và đối chiếu quy định hiện hành của đơn vị.

Mô tả kỹ thuật phải trung lập

Mô tả kỹ thuật nên nêu yêu cầu chức năng và dải thông số cần đạt, không mô tả theo đặc điểm riêng có của một model duy nhất. Cách viết theo model thường vô tình loại bỏ các sản phẩm đáp ứng được nhu cầu chuyên môn và làm hẹp lựa chọn của bệnh viện.

Nguyên tắc kiểm tra nhanh là đọc lại bản mô tả và tự hỏi có ít nhất hai nhà sản xuất khác nhau đáp ứng được không. Nếu chỉ có một, cần rà lại xem thông số đó thực sự cần cho chuyên môn hay chỉ là đặc điểm riêng của một sản phẩm.

Yêu cầu hồ sơ pháp lý trong hồ sơ chào hàng

Khung quản lý áp dụng là Nghị định 98/2021/NĐ-CP, được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 07/2023/NĐ-CP và Nghị định 04/2025/NĐ-CP. Thiết bị được phân loại theo mức độ rủi ro thành A, B, C, D; loại A và B thực hiện công bố tiêu chuẩn áp dụng, loại C và D phải đăng ký lưu hành.

• Yêu cầu nộp giấy tờ lưu hành đúng model chào, không chấp nhận hồ sơ của model khác cùng dòng.
• Yêu cầu tài liệu kỹ thuật gốc của nhà sản xuất để đối chiếu từng thông số đã nêu trong mô tả.
• Yêu cầu văn bản xác nhận về nguồn cung vật tư và linh kiện thay thế trong nhiều năm.
• Yêu cầu cam kết về tình trạng hiệu lực của giấy tờ tại thời điểm bàn giao, không chỉ tại thời điểm nộp hồ sơ.
• Yêu cầu danh mục phụ kiện kèm hồ sơ tương ứng nếu phụ kiện thuộc chủng loại riêng.

Bảo hành và vật tư thay thế

Điều khoản bảo hành nên ghi rõ thời hạn, phạm vi, những gì loại trừ và cách tính thời điểm bắt đầu. Nhiều tranh chấp phát sinh vì hợp đồng không nói rõ bảo hành tính từ ngày giao hàng hay từ ngày nghiệm thu đưa vào sử dụng.

Phần vật tư thay thế quan trọng không kém giá thiết bị. Nên yêu cầu bảng giá vật tư và linh kiện phổ biến ngay trong hồ sơ chào hàng, kèm cam kết duy trì nguồn cung. Với thiết bị dùng nhiều như ghế khám răng hay nồi hấp tiệt trùng nha khoa, chi phí vật tư nhiều năm có thể vượt phần chênh lệch giá ban đầu.

Cam kết hỗ trợ kỹ thuật phải đo được

Cam kết chung chung kiểu hỗ trợ nhanh chóng không có giá trị khi xảy ra sự cố. Nên quy đổi thành các chỉ tiêu đo được: thời gian phản hồi tính bằng giờ, thời gian có mặt tại chỗ tính bằng ngày, thời gian khắc phục tối đa, và phương án thiết bị thay thế tạm nếu vượt thời hạn.

Cũng nên yêu cầu nêu rõ đầu mối kỹ thuật gồm tên bộ phận và số điện thoại, cùng địa bàn phụ trách. Bệnh viện ở tỉnh xa cần đặc biệt chú ý điểm này. Huê Lợi phục vụ khách hàng trên toàn quốc và có hơn 8 năm hoạt động trong phân phối trực tiếp từ hãng.

Đào tạo vận hành và bàn giao

Đào tạo nên nằm trong hợp đồng với nội dung cụ thể: số buổi, số nhân sự được đào tạo, nội dung gồm vận hành, vệ sinh bảo dưỡng hàng ngày và xử lý sự cố thường gặp. Nên yêu cầu bàn giao tài liệu hướng dẫn tiếng Việt và biên bản đào tạo có danh sách người tham dự.

Với các đơn vị đào tạo hoặc khoa có chức năng giảng dạy, phần bàn giao có thể mở rộng sang hướng dẫn sử dụng mô hình giảng dạy y khoa và mô hình thực hành khám răng đi kèm gói thiết bị.

Điều kiện lắp đặt và mặt bằng

Nhiều đơn hàng chậm tiến độ không phải vì thiết bị mà vì mặt bằng chưa sẵn sàng. Trước khi chốt thời điểm giao hàng, nên yêu cầu nhà cung cấp gửi bản yêu cầu lắp đặt gồm kích thước lọt lòng, tải trọng sàn, nguồn điện, cấp thoát nước và khí nén nếu có.

Bản yêu cầu này cần được bộ phận hạ tầng của bệnh viện xác nhận đã đáp ứng trước ngày giao. Với thiết bị nặng hoặc kích thước lớn, cần khảo sát cả đường vận chuyển từ cổng vào tới phòng đặt máy, gồm chiều rộng hành lang, cửa và thang máy.

Riêng nhóm máy X-quang răng còn có yêu cầu chuyên ngành riêng về phòng đặt máy và che chắn, thuộc mảng an toàn bức xạ trong y tế. Cần đối chiếu quy định hiện hành của lĩnh vực này và làm việc với cơ quan quản lý có thẩm quyền trước khi lắp đặt.

Tổng chi phí sở hữu thay vì giá mua

So sánh các phương án nên dựa trên tổng chi phí trong nhiều năm, không chỉ giá mua ban đầu. Các khoản cần cộng vào gồm vật tư tiêu hao, linh kiện thay thế theo chu kỳ, chi phí bảo trì định kỳ và chi phí ngừng hoạt động khi thiết bị hỏng.

Khoản cuối cùng thường bị bỏ qua nhưng lại lớn nhất với các thiết bị chạy liên tục. Một thiết bị rẻ hơn nhưng thời gian chờ linh kiện dài có thể gây thiệt hại vượt xa phần chênh lệch giá, đặc biệt với các khoa có lịch hẹn dày.

Nên yêu cầu tất cả các bên chào hàng cung cấp bảng chi phí vận hành dự kiến theo cùng một khung thời gian, để so sánh trên cùng mặt bằng. Không có bảng này thì việc so sánh chỉ dừng ở giá mua và dễ dẫn tới quyết định sai.

Nghiệm thu và lưu hồ sơ

Biên bản nghiệm thu nên đối chiếu từng thông số đã nêu trong mô tả kỹ thuật với tài liệu gốc và với máy thực tế, không nghiệm thu theo cảm nhận. Kèm theo là danh mục hồ sơ bàn giao, phiếu bảo hành ghi số máy và biên bản đào tạo.

Lưu ý rằng các quy định liên quan có thể được sửa đổi, bổ sung; đơn vị cần đối chiếu văn bản hiện hành tại thời điểm thực hiện và tham vấn bộ phận pháp chế cho phần trình tự thủ tục. Về phần cấu hình kỹ thuật của thiết bị nha khoa, liên hệ 0981.455.977 hoặc Zalo Huê Lợi Medical.

Câu Hỏi Thường Gặp

Tài Liệu Tham Khảo

• Nghị định 98/2021/NĐ-CP về quản lý trang thiết bị y tế. Chính phủ, 2021. https://vanban.chinhphu.vn/?pageid=27160&docid=204442
• Nghị định 07/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 98/2021/NĐ-CP. Chính phủ, 2023. https://vanban.chinhphu.vn/?pageid=27160&docid=207543
• Nghị định 04/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 98/2021/NĐ-CP. Chính phủ, 2025. https://vanban.chinhphu.vn/?pageid=27160&docid=212437

Tư Vấn Thiết Bị Nha Khoa

Huê Lợi Medical nhập khẩu và phân phối trực tiếp trang thiết bị y tế, phục vụ khách hàng trên toàn quốc. Cần báo giá hoặc bảng cấu hình theo đúng quy mô phòng khám, gọi 0981.455.977 hoặc nhắn Zalo Huê Lợi Medical.

Về Người Biên Soạn

Người biên soạn: Đội ngũ tư vấn thiết bị y tế Huê Lợi Medical — đơn vị nhập khẩu và phân phối trực tiếp trang thiết bị y tế với hơn 8 năm kinh nghiệm, phục vụ bệnh viện và phòng khám trên toàn quốc. Nội dung mang tính tham khảo chuyên môn, không thay thế hướng dẫn của nhà sản xuất thiết bị và quy định hiện hành.