Giám sát nhiệt độ tủ bảo quản: nhật ký, cảnh báo và xử trí khi mất điện

Nhiệt độ hiển thị trên tủ chỉ nói được tình trạng ở một điểm tại một thời điểm. Hồ sơ đầy đủ cần ba lớp: ghi chép định kỳ theo quy định, cảnh báo tự động cho khoảng thời gian giữa hai lần ghi, và một quy trình xử trí viết sẵn cho lúc sự cố xảy ra.

Lớp thứ nhất: ghi chép định kỳ

Với dây chuyền lạnh bảo quản vắc xin, Thông tư 34/2018/TT-BYT yêu cầu theo dõi nhiệt độ hằng ngày, tối thiểu hai lần mỗi ngày vào buổi sáng và cuối giờ chiều. Quy trình nội bộ của cơ sở có thể yêu cầu tần suất dày hơn.

Với máu và chế phẩm máu, Thông tư 26/2013/TT-BYT yêu cầu thiết bị lưu trữ có hệ thống theo dõi nhiệt độ liên tục và ghi tự động, kèm cảnh báo bằng âm thanh và hình ảnh khi nhiệt độ bất thường.

Điểm chung của hai quy định là hồ sơ phải chứng minh được nhiệt độ nằm trong dải cho phép suốt thời gian lưu, chứ không chỉ tại lúc kiểm tra.

Lớp thứ hai: đặt đầu dò và đọc số cho đúng

Cảm biến của máy thường đo nhiệt độ không khí ở một vị trí do nhà sản xuất chọn. Vị trí đó không phải lúc nào cũng là chỗ ấm nhất trong buồng.

Vì vậy nên đặt thêm một đầu dò của bộ ghi độc lập ở vị trí bất lợi nhất: thường là gần cửa, ở tầng trên cùng hoặc ở góc xa dàn lạnh nhất. Nếu vị trí đó vẫn nằm trong dải cho phép thì cả buồng đạt.

Bộ ghi độc lập còn có giá trị đối chiếu. Khi cảm biến của máy hỏng mà không báo lỗi, hai nguồn số liệu lệch nhau là dấu hiệu duy nhất phát hiện được sớm.

Lớp thứ ba: cảnh báo và quy trình xử trí

Tủ chuyên dụng có cảnh báo nhiệt độ cao, nhiệt độ thấp, cửa mở lâu, hỏng cảm biến và mất điện. Cảnh báo chỉ có tác dụng nếu có người nghe thấy, nên cơ sở làm việc ngoài giờ hoặc có tủ đặt ở phòng khóa cửa cần tính phương án báo động từ xa.

Quy trình xử trí khi mất điện nên viết sẵn và dán ngay cạnh tủ, gồm bốn nội dung:

• Không mở cửa tủ. Mỗi lần mở làm mất một phần khí lạnh còn lại, rút ngắn thời gian xử trí.
• Ghi lại thời điểm mất điện và nhiệt độ tại thời điểm đó, để sau này đối chiếu tổng thời gian ngoài dải cho phép.
• Kích hoạt nguồn dự phòng hoặc chuyển mẫu sang tủ khác theo thứ tự ưu tiên đã định trước, không quyết định lúc đang sự cố.
• Báo cáo và xử trí vật phẩm theo quy trình được phê duyệt tại cơ sở và hướng dẫn của nhà sản xuất, không quyết định bằng quan sát mắt thường.

Vì sao không thể trông vào quán tính nhiệt của tủ

Thời gian một tủ giữ được nhiệt độ sau khi mất điện phụ thuộc dung tích, mức chất đầy, nhiệt độ phòng, kiểu tủ và số lần mở cửa trước đó. Cùng một model, hai cơ sở khác nhau cho hai kết quả khác nhau.

Quan trọng hơn, mốc cần tính không phải lúc tủ tan đá mà là lúc nhiệt độ vượt khỏi dải cho phép của vật phẩm. Với dải 2–8°C, khoảng đó rất hẹp; với mẫu ở -86°C, mẫu bắt đầu hỏng từ rất lâu trước khi tủ về 0°C.

Kiểu tủ có ảnh hưởng thật: tủ nằm ngang giữ lạnh lâu hơn tủ đứng ở cùng dung tích. Nhưng đó là biên an toàn cộng thêm, không thay được nguồn dự phòng.

Chọn tủ có bộ cảnh báo đầy đủ là bước đầu tiên. Xem danh mục tủ lạnh bảo quản 2–8°C, danh mục tủ lạnh âm sâu, hoặc tủ bảo quản máu BBR-4V cho khoa truyền máu.

Nội dung mang tính tham khảo về thiết bị và tổ chức theo dõi. Quy trình bảo quản, theo dõi nhiệt độ và xử trí sự cố thực hiện theo quy định hiện hành của Bộ Y tế và quy trình được phê duyệt tại cơ sở.

Câu hỏi thường gặp về giám sát nhiệt độ

Phải ghi nhật ký nhiệt độ tủ vắc xin mấy lần mỗi ngày?
Theo Thông tư 34/2018/TT-BYT, tối thiểu hai lần mỗi ngày vào buổi sáng và cuối giờ chiều. Quy trình nội bộ của cơ sở có thể yêu cầu dày hơn.

Nên đặt đầu dò nhiệt độ ở đâu trong tủ?
Ở vị trí bất lợi nhất, thường là gần cửa, tầng trên cùng hoặc góc xa dàn lạnh nhất. Vị trí đó đạt thì cả buồng đạt.

Mất điện thì việc đầu tiên phải làm là gì?
Không mở cửa tủ, ghi lại thời điểm mất điện và nhiệt độ lúc đó, rồi kích hoạt phương án dự phòng đã định trước.

Có cần bộ ghi nhiệt độ riêng khi tủ đã hiển thị nhiệt độ không?
Nên có. Bộ ghi độc lập lưu được hồ sơ liên tục và cho phép đối chiếu, phát hiện sớm trường hợp cảm biến của máy sai mà không báo lỗi.

Cần tư vấn cấu hình cảnh báo và bộ ghi nhiệt độ cho khoa, gọi 0942.337.117 để kỹ sư tư vấn và gửi catalogue Biobase.

Về tác giả: Đội ngũ tư vấn thiết bị y tế Huê Lợi Medical — đơn vị nhập khẩu và phân phối trực tiếp trang thiết bị y tế cho các cơ sở khám chữa bệnh trên toàn quốc. Nội dung trình bày kiến thức về thiết bị và quy định liên quan, không thay thế hướng dẫn chuyên môn của thầy thuốc và quy trình được phê duyệt tại cơ sở.

Tài liệu tham khảo

• Bộ Y tế. Thông tư 34/2018/TT-BYT ngày 16/11/2018 quy định chi tiết một số điều của Nghị định 104/2016/NĐ-CP về hoạt động tiêm chủng.
• Bộ Y tế. Thông tư 26/2013/TT-BYT ngày 16/9/2013 hướng dẫn hoạt động truyền máu.