Hồ sơ kỹ thuật khi đấu thầu thiết bị y tế khoa sản: cần chuẩn bị gì

Hồ sơ kỹ thuật trong gói thầu thiết bị y tế khoa sản gồm bốn nhóm tài liệu: giấy tờ chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu, giấy tờ chứng minh hàng hóa được phép lưu hành tại Việt Nam, tài liệu kỹ thuật đối chiếu từng dòng với hồ sơ mời thầu, và cam kết bảo hành – linh kiện. Thiếu một nhóm là trượt ở bước đánh giá kỹ thuật.

Hai hệ văn bản cùng chi phối một gói thầu khoa sản

Gói thầu mua bàn đẻ, máy soi cổ tử cung hay monitor sản khoa chịu hai hệ văn bản chạy song song, hồ sơ phải đáp ứng cả hai:

• Pháp luật đấu thầu — Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 ngày 23/6/2023 và Nghị định số 24/2024/NĐ-CP ngày 27/02/2024 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu.
• Pháp luật chuyên ngành thiết bị y tế — Nghị định số 98/2021/NĐ-CP ngày 08/11/2021 về quản lý trang thiết bị y tế, sửa đổi bởi Nghị định số 07/2023/NĐ-CP ngày 03/3/2023 và Nghị định số 04/2025/NĐ-CP ngày 01/01/2025.

Hệ thứ nhất quyết định tư cách dự thầu và cách đánh giá; hệ thứ hai quyết định hàng hóa có được phép lưu hành hay không. Chủ đầu tư là cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đọc kèm Nghị định số 96/2023/NĐ-CP ngày 30/12/2023, hiệu lực từ 01/01/2024.

Bốn mốc pháp lý quyết định số phận hồ sơ

• Tư cách hợp lệ — Điều 5 Luật Đấu thầu 2023: hạch toán tài chính độc lập, không đang giải thể hay mất khả năng thanh toán, không bị cấm tham dự thầu, không bị truy cứu trách nhiệm hình sự và có tên trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trước khi phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
• Số lưu hành — Điều 21 Nghị định 98/2021/NĐ-CP: số công bố tiêu chuẩn áp dụng với loại A, B; giấy chứng nhận đăng ký lưu hành với loại C, D. Phân loại theo mức độ rủi ro tại Điều 4, từ A rủi ro thấp đến D rủi ro cao.
• Điều kiện lưu hành — Điều 22 Nghị định 98/2021/NĐ-CP: có số lưu hành hoặc giấy phép nhập khẩu, nhãn đầy đủ theo pháp luật về nhãn hàng hóa, hướng dẫn sử dụng bằng tiếng Việt, thông tin về cơ sở bảo hành cùng điều kiện và thời gian bảo hành.
• Bảo đảm dự thầu — Điều 14 Luật Đấu thầu 2023: đặt cọc, thư bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm bảo lãnh. Gói hàng hóa giá không quá 10 tỷ đồng áp dụng 1%–1,5% giá gói thầu, các gói còn lại 1,5%–3%; hiệu lực bằng hiệu lực hồ sơ dự thầu cộng 30 ngày.

Danh mục tài liệu nhà thầu thường phải nộp

Danh mục chi tiết do từng hồ sơ mời thầu quy định; bảng trên là bộ khung hay gặp ở gói mua sắm thiết bị sản phụ khoa.

Phần khó nhất: bảng đối chiếu thông số kỹ thuật

Đây là nơi hồ sơ rụng nhiều nhất, vì tổ chuyên gia chấm "đáp ứng / không đáp ứng" theo từng dòng.

• Giữ nguyên thứ tự và cách đánh số yêu cầu của hồ sơ mời thầu, không gộp dòng.
• Mỗi dòng ba cột: yêu cầu — thông số chào thầu — vị trí dẫn chứng (số trang catalogue).
• Chỉ chào đúng những gì tài liệu hãng ghi. Bàn sản khoa bằng điện PJ-FJ1 công bố chiều cao 740–1000mm và nâng lưng từ 75° trở lên thì ghi đúng dải đó, không làm tròn thành "khoảng 75 độ".
• Thông số vượt yêu cầu thì ghi rõ vượt bao nhiêu, thay vì chỉ ghi "đáp ứng".
• Phụ kiện phải liệt kê đếm được: máy soi cổ tử cung Full HD SW-304 chào kèm chân đế bánh xe, remote, bộ USB Capture và phần mềm quản lý dữ liệu.

Với thiết bị theo dõi liên tục như monitor theo dõi tim thai Contec CMS800F, hồ sơ mời thầu thường hỏi thêm cổng kết nối, khả năng lưu và in kết quả. Những mục này phải có dẫn chứng trong catalogue.

Viết yêu cầu kỹ thuật sao cho không thành chỉ định thầu trá hình

Phần này dành cho phòng vật tư. Điều 16 Luật Đấu thầu 2023 liệt kê các hành vi bị cấm, ba điểm liên quan trực tiếp:

• Điểm i khoản 6: nêu yêu cầu cụ thể về nhãn hiệu, xuất xứ hàng hóa trong hồ sơ mời thầu gói mua sắm hàng hóa, trừ các trường hợp Luật cho phép.
• Điểm k khoản 6: nêu điều kiện hạn chế sự tham gia của nhà thầu hoặc tạo lợi thế cho một số nhà thầu, vi phạm khoản 3 Điều 44.
• Điểm l khoản 6: chia nhỏ dự toán mua sắm thành nhiều gói nhằm mục đích chỉ định thầu.

Cách viết an toàn: mô tả bằng dải giá trị và ngưỡng tối thiểu gắn với nhu cầu chuyên môn thay vì chép nguyên cấu hình chỉ đúng một model; mỗi yêu cầu đặc thù phải giải trình được lý do lâm sàng; tránh gộp nhiều thông số hiếm vào một dòng khiến chỉ một sản phẩm thỏa mãn. Điều 10 Luật Đấu thầu 2023 cho hàng hóa xuất xứ Việt Nam hưởng ưu đãi — ưu đãi khác với loại trừ hàng nhập khẩu.

Lỗi thường gặp làm trượt hồ sơ kỹ thuật

Nhập khẩu trực tiếp thì bộ chứng từ nhẹ đi rất nhiều

Khoảng cách giữa hồ sơ trơn tru và hồ sơ phải giải trình nhiều lần thường nằm ở chỗ nhà cung cấp có nhập khẩu trực tiếp hay không. Huê Lợi nhập khẩu trực tiếp nên cung cấp được C/O, C/Q, tờ khai hải quan, catalogue gốc và phiếu bảo hành chính hãng cho đúng lô hàng giao. Thiết bị bảo hành 12 tháng chính hãng, hỗ trợ kỹ thuật tại 63 tỉnh thành.

Với gói thầu tuyến cơ sở, xem thêm bài trang thiết bị khoa sản cho trạm y tế xã. Sau khi nhận hàng, dùng tiếp checklist nghiệm thu thiết bị sản phụ khoa để đối chiếu hàng thực giao với bộ hồ sơ đã chào.

Câu hỏi thường gặp

Thiết bị khoa sản loại nào cần giấy chứng nhận đăng ký lưu hành?

Theo Điều 21 Nghị định 98/2021/NĐ-CP, loại C và D phải có giấy chứng nhận đăng ký lưu hành; loại A và B áp dụng số công bố tiêu chuẩn áp dụng, phân loại theo mức độ rủi ro tại Điều 4.

Hồ sơ mời thầu có được ghi tên hãng cụ thể không?

Điểm i khoản 6 Điều 16 Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 cấm nêu yêu cầu cụ thể về nhãn hiệu, xuất xứ hàng hóa trong hồ sơ mời thầu gói mua sắm hàng hóa, trừ các trường hợp Luật cho phép.

Bảo đảm dự thầu gói thiết bị y tế là bao nhiêu phần trăm?

Theo Điều 14 Luật Đấu thầu 2023: gói hàng hóa giá không quá 10 tỷ đồng áp dụng 1%–1,5%; các gói còn lại 1,5%–3%. Hiệu lực bằng hiệu lực hồ sơ dự thầu cộng 30 ngày.

Nhà thầu có bắt buộc nộp tờ khai hải quan không?

Không phải gói nào cũng yêu cầu ở bước dự thầu, nhưng hầu hết chủ đầu tư yêu cầu khi giao hàng và nghiệm thu. Nhà thầu nhập khẩu trực tiếp có sẵn tờ khai đúng lô hàng.

Thiếu hướng dẫn sử dụng tiếng Việt có bị loại không?

Đây là điều kiện lưu hành theo Điều 22 Nghị định 98/2021/NĐ-CP. Nếu hồ sơ mời thầu đưa vào tiêu chí đánh giá thì thiếu tài liệu này là căn cứ chấm không đáp ứng.

Tài liệu tham khảo

1. Quốc hội. Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 ngày 23/6/2023.
2. Chính phủ. Nghị định số 24/2024/NĐ-CP ngày 27/02/2024 hướng dẫn Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu.
3. Chính phủ. Nghị định số 98/2021/NĐ-CP ngày 08/11/2021 về quản lý trang thiết bị y tế.
4. Chính phủ. Nghị định số 96/2023/NĐ-CP ngày 30/12/2023 hướng dẫn Luật Khám bệnh, chữa bệnh.

Cần tư vấn cấu hình và bộ chứng từ cho gói thầu khoa sản, gọi 0981.455.977.